Viele Unternehmen kennen die Situation nur zu gut: Auf der Wunschliste steht das Thema „Modernisierung des Stammdaten-Managements“ schon lange. So auch bei der Layenberger Nutrition Group GmbH. Der entscheidende Impuls kam dann, als einer der großen Handelspartner ankündigt, sein Portal für die manuelle Dateneingabe zu schließen. Der Spezialist für funktionale Ernährung aus Rodenbach in Rheinland-Pfalz nahm die Nachricht als Startschuss. Gesucht wurde eine zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung, um die Händler künftig digital mit Artikelinformationen über GS1 GDSN zu versorgen. Die passende Lösung für den Zugang zum GDSN-Netz war mit Systrions GS1 GDSN Datenpool schnell gefunden. Die Umstellung gelang reibungslos. Seit Januar sendet Layenberger nun erfolgreich seine Daten an den Handel – und freut sich über die verbesserte Datenqualität und die enorme Zeitersparnis.
„Wir hatten schon länger überlegt, ins GDSN zu wechseln“, berichtet Anne Bier. Die Verantwortliche für Stammdatenpflege erinnert sich noch sehr gut an die Zeiten, als sie jeden Artikel in verschiedenen Portalen einstellen und aktualisieren musste.
Die Herausforderungen: Manueller Aufwand & Portalschließung
„Wir hatten die Portale des Handels genutzt, auch die von REWE und EDEKA.“ Insgesamt hätte sie die Stammdaten bei jeder Änderung an fünf Stellen pflegen müssen. Und das für die immerhin 120 Artikel des Unternehmens. „Das war ein großer manueller Aufwand.“
Ein Wechsel auf eine moderne Lösung sei daher schon immer ein Thema gewesen. „Brisant wurde es dann, als REWE angekündigt hat, bald das Portal abzuschalten“, so Anne Bier. „Da war uns klar: Jetzt müssen wir tätig werden und eine Lösung suchen. Und das haben wir dann gemacht.“
Die Lösung: Zugang zum GS1 GDSN, powered by Systrion
Der weltweite Standard für den Austausch von Stammdaten zwischen Herstellern und Handel ist das GS1 GDSN-Netz. Daher war es das Ziel von Layenberger, künftig diesen Weg zu nutzen. Einen besonders modernen Zugang zu dem Netz bietet Systrions GS1 GDSN Datenpool. Die von der GS1 zertifizierte Web-Anwendung ist eine SaaS-Lösung und arbeitet auf Basis von Microsoft Azure.
Die Lösung ermöglicht es Layenberger, seine Artikelstammdaten nur noch an einer einzigen Stelle einzugeben und zu pflegen. Von hier aus bedient der Hersteller von funktionaler Ernährung dann quasi automatisch die verschiedenen Absatzkanäle mit Artikelstammdaten, allen voran den Lebensmitteleinzelhandel.
Da es sich bei Systrions GS1 GDSN Datenpool um eine SaaS-Lösung handelt, war für Layenberger keinerlei Installation erforderlich. Das Systrion-Team setzte einfach einen Account auf und meldete den neuen GDSN-Teilnehmer beim Organisator des Standards, der GS1, an. Jetzt fehlte nur noch der Content – die eigentlichen Artikelstammdaten.
Reibungslose Umstellung
„Ich wollte nicht, dass alte Daten aus dem Portal in unsere neue Lösung umziehen“, so die Stammdaten-Verantwortliche Anne Bier. „Daher habe ich entschieden: Diese Chance wollen wir nutzen. Wir machen das komplett neu. Wir stellen alle Artikelstammdaten neu ein.“
Das Qualitätsbewusstsein zahlte sich aus. Nicht nur, dass die Umstellung auf das neue Tool Systrions GS1 GDSN Datenpool reibungslos gelang – die Qualität des Datenbestandes ist nun auch noch besser. „Das war ein nahtloser Übergang“, freut sich Anne Bier. „Wir beliefern jetzt nicht nur REWE, auch EDEKA arbeitet schon mit den Daten, die wir über Systrions GS1 GDSN Datenpool senden.“ Außerdem werde auch Markant schon über GDSN mit Produktinformationen beliefert.
Nach den ersten guten Erfahrungen plant Layenberger bereits, in Zukunft noch weitere Vertriebskanäle mittels GDSN zu bedienen. Optionen seien hier beispielsweise der Amazon-Shop oder der spezialisierte Großhandel.
Die Vorteile: Zeitersparnis und Datenqualität
Der überragende Vorteil des modernen Stammdaten-Managements mittels Systrions GS1 GDSN Datenpool ist natürlich die Effizienz. „Wir sparen jede Menge Zeit ein. Ich habe in Systrions GS1 GDSN Datenpool in zehn Minuten einen neuen Artikel eingetragen. Früher dauerte sowas eine Dreiviertelstunde, bis ich alle Stellen aktualisiert hatte“, freut sich die Verantwortliche bei Layenberger. „Wir pflegen jetzt nicht mehr an fünf Stellen. Wir sparen massiv.“
Außerdem freut sich Anne Bier über die hervorragende Qualität, die ihre Stammdaten nach dem Umstieg haben.
Gute Bedienbarkeit, Einweisung und Support
Die Stammdaten-Spezialistin ist insbesondere von der Benutzerfreundlichkeit der neuen Lösung begeistert. „Das läuft alles wunderbar. Ich komme mit Systrions GS1 GDSN Datenpool sehr gut zurecht. Das ist einfach zu bedienen. Ich bin davon mehr als begeistert.“
Zusätzlich zu der leicht verständlichen Software habe auch die Einführung zu Beginn sehr geholfen. Außerdem zeigt sich die Mitarbeiterin sehr angetan von der Kompetenz und der Freundlichkeit des Supports von Systrion. „Wenn ich Fragen habe, dann weiß ich, wo ich mich hinwenden kann. Ich bekomme immer die Informationen, die ich brauche.“
Fazit
„Das war ein sehr positiver Kontakt mit Systrion, von Anfang an“, freut sich Anne Bier, die Stammdaten-Verantwortliche der Layenberger Nutrition Group. Sie lobt sowohl die Qualität von Systrions GS1 GDSN Datenpool als auch die reibungslose Umstellung, die verständliche Einführung und die einfache Bedienbarkeit. Hinzu komme der kompetente Service. „Ich bin mehr als zufrieden. Unsere Erwartungen wurden erfüllt. Alles funktioniert reibungslos. Und das macht Spaß.“